CONSULTORIA DOCUMENTAL

Trabajamos con la participación del cliente en la obtención de información para hacer propuestas de actuaciones concretas. Tras analizar sus procesos de generación documental proponemos soluciones a medida para implantar un modelo documental para sus archivos.

Confeccionamos los instrumentos de gestión de documentos: Cuadro de Clasificación, calendario de Transferencia, cuadro de valoración, conservación y eliminación de documentos.

Proponemos un sistema mixto de gestión de documentos, basado en documentos electrónicos, digitalizados y en soporte papel.

DIGITALIZACIÓN

Es un proceso imprescindible para la gestión on line de los fondos documentales.

Supone una solución alternativa a la gestión y manipulación de los documentos en soporte papel.

Durante el proceso de digitalización se establecen los parámetros y especificaciones que nos aseguren una correcta reproducción de los documentos.

Realizándose en diferentes fases:

  • Recogida y preparación de la documentación
  • escaneado e indexación
  • control de calidad
  • conversión y grabación de imágenes y datos
  • Hosting de imágenes y custodia de copias de seguridad

Para llevar a cabo los trabajos utilizamos escáner de alta producción.

ARCHIVOS DE HOSPITALES

Gestión de documentación clínica.

Nuestros servicios a Hospitales y Clínicas:

  • Consultoría y organización de archivos de hospitales
  • Transporte y distribución de documentación clínica
  • Gestión y custodia de las historias clínicas en nuestros centros de custodia. Soporte Web para el control de la gestión y trazabilidad del servicio
  • Reorganización de archivos clínicos y etiquetado
  • Clasificación y ordenación de documentación clínica
  • Depuraciones y unificaciónes de Historias clínicas
  • Detección y corrección de duplicados físicos e informáticos
  • Conciliación de datos informáticos de pacientes
  • Codificación de documentación clínica (CIE-9-MC y CIE-10-MC)
  • Digitalización de historias clínicas

ORGANIZACION DE ARCHIVOS

SDA acumula una larga experiencia al haber participado en múltiples proyectos de organización de archivos.

Organizamos y mantenemos los archivos tanto en las instalaciones de SDA como en las dependencias del cliente.

Diseñamos archivos, definimos el funcionamiento del servicio de archivos y elaboramos normas y procedimientos.

Todo ello con el objetivo de optimizar la gestión de los archivos minimizando sus costes.

SDA dispone de profesionales con experiencia en gestión de archivos y digitalización de documentos y posee la tecnología adecuada para conseguir esos objetivos.

ALMACENAMIENTO/CUSTODIA

Mantenimiento y gestión de archivos en los centros de custodia de SDA bajo una metodología de trabajo basada en la implantación de calidad.

Bajo las premisas de la racionalización de contenidos documentales, la eficacia en el control, las consultas y la seguridad y confidencialidad.

Tratamiento Documental

Llevamos a cabo todos los procesos necesarios para almacenar correctamente la documentación, basada en los procedimientos de calidad que tenemos implantados.

La documentación de nuestros clientes recibe el siguiente tratamiento:

  • Diseño de plantillas documentales
  • Referenciación e Inventario de la documentación
  • Trasvase de documentación a contenedores normalizados y codificación
  • Transporte y recepción de los contenedores a los centros de custodia de SDA
  • Descripción e informatización de contenidos
  • Almacenamiento
  • Control de calidad que garantiza la trazabilidad de todo el servicio

LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

Los centros de custodia de SDA se ubican en zonas con excelentes comunicaciones y cercanas a las sedes de nuestros clientes.

Realizamos el transporte de documentos físicos garantizando la integridad y confidencialidad de los mismos.

Llevamos a cabo envíos urgentes de documentación de nuestros clientes en menos de 3 horas.

La automatización de los procesos permite llevar a cabo un seguimiento basado en la trazabilidad por códigos de barras.

Consultas

Los clientes pueden consultar sus documentos cuando así lo soliciten que les será entregado en sus instalaciones, para ello SDA dispone de una flota de vehículos para el reparto y la recogida de los documentos en formato papel, o bien pueden solicitar la consulta on line de sus documentos digitalizados a través de nuestro sitio Web.

Disponemos de salas de consultas en nuestros centros de custodia.

ALOJAMIENTO ELECTRONICO

Optimización del espacio de almacenamiento electrónico con el control de caducidad de documentos (bases de datos e imágenes asociadas) reduciendo el coste de almacenamiento.

Toda la información se almacena en nuestro Centro de Proceso de Datos con todas las medidas de seguridad: instalaciones seguras y vigiladas, CCTV, control de accesos mediante tarjetas de identificación, sistemas de detección de incendios, control medioambiental, sistema redundante de alimentación, red de alta capacidad, dispositivo de almacenamiento secundario.

DESTRUCCIÓN CONFIDENCIALIDAD CERTIFICADA

Llevamos a cabo depuraciones y expurgo de expedientes de archivo asegurando que el cliente conserve la documentación esencial y que cumple la normativa vigente.

En base a acuerdos firmados con el cliente, en cuanto a recogida, confidencialidad, trituración adecuada, garantías medioambientales y la emisión de un certificado de destrucción.