Nuestro servicio de custodia de documentos tiene como finalidad, conservar tus archivos de forma segura y confiable, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información y la privacidad de los datos personales. Este servicio garantiza la seguridad, conservación y control de toda la información empresarial, facilitando procesos administrativos y de auditoría.
Servicios Documentales de Andalucía (SDA) te ofrece un nuevo espacio, que será igualmente tuyo, a través de este servicio de guarda y custodia de documentos y archivos físicos que aporta soluciones para conservar tu documentación de forma segura y manteniendo todas las garantías de conservación de tu documentación.
También ahorrarás recursos y tiempo, y podrás seguir gestionando tus archivos tan de cerca como cuando estaban al alcance de tu mano, pero con la diferencia de que podrás dedicar tu espacio y tus recursos humanos a tu propia actividad.
En el mundo empresarial actual, un adecuado tratamiento y conservación de la información es fundamental para el éxito y la continuidad de cualquier organización. En Servicios Documentales de Andalucía comprendemos la importancia de proteger la integridad, confidencialidad y privacidad de tus archivos físicos, y por eso ofrecemos una solución de custodia de documentos fiable y segura que te brinda la tranquilidad que necesitas.
Nuestros servicios de custodia de archivos
Almacenamiento especializado en un entorno seguro
Nuestros centros de custodia están especialmente diseñados para proteger tus archivos. Contamos con sistemas avanzados de seguridad, incluyendo videovigilancia las 24 horas, control de acceso restringido, detección de presencia, tecnología de detección y extinción de incendios, y edificios con estructura anti-inundaciones. Además, nuestras instalaciones cumplen con los estándares más exigentes en cuanto a seguridad física y ambiental, garantizando así la integridad y preservación de tus documentos dentro de un entorno de actividad sostenible.
Controlamos cuidadosamente las condiciones ambientales, como temperatura y humedad, para evitar daños causados por estos factores externos. Asi mismo, nuestro personal capacitado lleva a cabo inspecciones periódicas para garantizar que tus archivos se mantengan en óptimas condiciones.
Inventario descriptivo
Para facilitar la gestión de tus documentos, agrupamos tu documentación por series documentales y llevamos a cabo un minuciosa tarea de referenciación al objeto de configurar un inventario electrónico descriptivo de cada documento. Este proceso permite un seguimiento preciso y una rápida localización de cualquier archivo que necesites. Nuestro sistema de gestión de archivos te permite acceder de forma segura a dicho inventario digital en línea, lo que agiliza aún más el proceso de consulta y devolución de documentos.
Contenedores de alta resistencia
Contenedor de doble cartón corrugado formado por tres caras lisas, unidas a dos caras onduladas, lo que confiere a la caja una alta resistencia al estallido y a la perforación. El papel liso exterior es un papel virgen, denominado papel Kraft, que confiere al contenedor un recubrimiento de alta resistencia a la humedad.
Sistema de gestión de archivos (SGD)
Damos de alta a cada registro en nuestro propio sistema de gestión de archivos. Dicho sistema se encuentra protegido por medios técnicos y organizativos adecuados al cumplimiento de las exigencias de la norma ISO 27001 y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Acceso seguro y gestión eficiente a la custodia de archivos
Sabemos que el acceso rápido y seguro a tus archivos es esencial para el funcionamiento diario de tu organización. Nuestro sistema de gestión de acceso garantiza que solo las personas autorizadas puedan solicitar y retirar documentos, manteniendo así la confidencialidad y la seguridad de tu información. Además, ofrecemos la opción de digitalizar tus archivos, lo que te permite acceder a ellos de forma remota a través de una plataforma segura. Esto facilita el intercambio de información y reduce los tiempos de respuesta.
Cumplimiento normativo
En Servicios Documentales de Andalucía, estamos comprometidos con el cumplimiento normativo y los estándares aplicables a la calidad en la gestión documental, la seguridad y privacidad de la información, y a la gestión medioambiental de nuestra actividad.
Nuestro equipo está plenamente concienciado y capacitado para garantizar que tu información esté protegida en todo momento. Implementamos medidas de seguridad adicionales, como la destrucción segura de documentos al final de su ciclo de vida, cumpliendo así con los estándares más estrictos de privacidad y protección de datos.
SDA dispone de personal especializado en materia de cumplimiento normativo, especialmente en materia de biblioteconomía y documentación, protección de datos y seguridad de la información. Ponemos a tu disposición los conocimientos y experiencia del Departamento de Tecnología de la Información y la Comunicación del Consorcio de la Zona Franca de Cádiz. Este se encargará de aplicar las adecuadas medidas técnicas de securización de entornos de red aplicables al nuestro sistema de gestión documental.
Ventajas de la custodia de documentos para empresas
Seguridad y confidencialidad de la información
La custodia de documentos proporciona a las empresas un mayor nivel de seguridad y confidencialidad en la gestión de su información, garantizando que los archivos estén protegidos de accesos no autorizados y posibles pérdidas.
Mejora en procesos administrativos y de auditoría
Gracias a la custodia de documentos, las empresas pueden agilizar y optimizar sus procesos administrativos, minimizando tiempos de búsqueda y facilitando la recuperación de información relevante de forma rápida y eficiente.
Optimización de tiempos y recursos
La custodia de documentos contribuye a la optimización de los procesos empresariales al reducir el tiempo dedicado a la gestión y búsqueda de archivos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y en la optimización de recursos humanos y materiales.
Cuenta con nosotros para tu custodia de archivos y documentos
En Servicios Documentales de Andalucía te brindamos una solución integral de custodia de documentos y archivos confiable y segura para empresas de todos los tamaños y sectores. Nuestro enfoque en la seguridad, el control de calidad y la accesibilidad nos convierte en tu aliado para proteger y administrar tu información más valiosa. No dejes que tus archivos queden expuestos a riesgos innecesarios.
Confía en nosotros para proteger tu información y poder ofrecerte la tranquilidad que te mereces.
